W biznesach często tak bardzo skupiamy się na pracy nad naszymi produktami i usługami, że czasem brakuje czasu na przyjrzenie się innym obszarom. Dziś chciałabym zachęcić Cię do przyjrzenia się części administracyjno-biurowej. Sprawdź, jakie usprawnienia możesz wprowadzić w swoim biurze dla większego komfortu pracy.
1. Osobny komputer lub użytkownik do pracy
To opcja dla tych, którym zdarza się mieszać czas prywatny z firmowym. Dobrze jest postawić wyraźną granicę między czasem na pracę, a czasem wolnym, po to by się nie rozpraszać. Gdy jesteś w pracy, nie chcesz przecież rozproszeń ze strony np. prywatnych konwersacji. Tak samo, gdy masz czas wolny, to niezbyt komfortowe jest oglądanie w tym czasie wyskakujących powiadomień z służbowego komunikatora.
Dlatego najlepiej jest mieć dwa komputery, lub chociaż dwóch użytkowników na jednym komputerze. Załóż dwa profile – prywatny i do pracy – i przełączaj się między nimi w razie potrzeby. Dzięki temu ograniczysz dystraktory.
2. Biurko do pracy stojącej
Ten artykuł piszę stojąc i jest to jedne z lepszych usprawnień, które wdrożyłam w biurze. Przez lata na etacie zmagałam się z napięciowym bólem głowy, związanym z tym, że pracowałam osiem godzin w pozycji siedzącej. Pracując dla siebie mam większą swobodę. Oprócz częstych przerw, pracuję również na stojąco, co poprawia moją postawę i ogólne samopoczucie.
Dziś nie jest to już duży koszt, więc tym bardziej warto zainwestować. Moim kolejnym krokiem w ulepszaniu miejsca pracy będzie zakup mini-bieżni pod biurko.
3. Podpis kwalifikowany
Zakupiłam go na samym początku działalności, ze względu na konieczność składania licznych dokumentów w biurze rachunkowym. Jest to natomiast jeden z zakupów na maksa ułatwiających życie. Podpisywanie dokumentów i umów jest teraz wygodne i szybkie i zajmuje zdecydowanie mniej czasu.
4. Szybka drukarka + subskrypcja materiałów eksploatacyjnych
Mimo podpisu kwalifikowanego, wciąż jest wiele rzeczy, które drukuję. Kto choć raz nie zmagał się z opornymi urządzeniami biurowymi, niech pierwszy rzuci kamieniem… Dlatego warto zainwestować w porządny sprzęt, który przyspieszy Twoją pracę.
Świetną ofertę przygotowała firma HP. Urządzenie HP LaserJet Pro z subskrypcją Instant Ink wykrywa, kiedy kończy się toner i automatycznie zamawia kolejne egzemplarze bezpośrednio we wskazane miejsca, w odpowiednim czasie i w ramach skonsolidowanego systemu rozliczeń. Dodatkowo firma wspiera recykling tonerów, dzięki opcji przesyłki zwrotnej oraz opakowaniu dołączonemu do każdego zamówienia Instant Ink
Zbudowana z myślą o szybkości, seria HP LaserJet Pro 4000 zapewnia wysokiej jakości wydruki z prędkością 40 stron A4 na minutę , natomiast seria HP LaserJet Pro 3000 – z prędkością 35 stron na minutę.
Integracja z HP Smart App i chmurą umożliwia drukowanie z dowolnego miejsca, skanowanie i uproszczone przesyłanie dokumentów, co zapewnia większą produktywność, niezawodność oraz bezpieczeństwo druku biznesowego.
Informacje na temat subskrypcji do programu HP Instant Ink i HP+ można znaleźć na tej stronie.
Aby dowiedzieć się więcej o serii HP LaserJet Pro, w tym o innych modelach dostępnych w tej serii, należy odwiedzić stronę https://www.hp.com/pl-pl/printers/hp-plus-business.html.
5. Skrzynka na korespondencję
Tak samo jak z korespondencją mailową, korespondencja papierowa potrafi dostarczać rozproszeń i chaosu.
Dlatego w swojej firmie wprowadziłam szufladkę na dokumenty, faktury i korespondencję, która trafia do mnie w formie papierowej i raz w tygodniu ją sortuję. Jako szefowa mam wiele różnych zadań do ogarnięcia i nie chcę się rozpraszać częściej. Faktury skanuję i archiwizuję on-line, umowy i korespondencję archiwizuję w odpowiednich segregatorach. Dzięki temu systemowi po moim biurku nie przewalają już się stosy niezidentyfikowanych dokumentów.
6. Automatyzacje
Wprowadzaj automatyzacje tam, gdzie się da. Tak samo jak wspomniany wyżej programu HP Instant Ink dba o odpowiednią ilość tonerów, bez Twojego udziału, tak samo możesz zautomatyzować inne obszary swojego biznesu.
Przykład? Fakturowanie – zamiast wystawiać je dla każdego klienta osobno, stwórz prosty sklep, gdzie klient sam uzupełni dane, a faktura wystawi się automatycznie. To jest świetne rozwiązanie zwłaszcza dla tych osób, które sprzedają np. konsultacje. Można ułożyć prostą ścieżkę, która przeprowadzi klienta przez wybranie terminy spośród dostępnych, opłacenie konsultacji i dodanie jej zarówno do kalendarza Twojego jak i klienta. Wszystko to automatycznie.
Warto przełamywać się i krok po kroku uczyć się nowych narzędzi, które usprawniają pracę z tego względu, że to nasza przyszłość. Zamiast bać się robotów i sztucznej inteligencji, czas sprawdzić, jak to może nam pomóc w pracy.
7. Miejsce do brainstormingu
W moim przypadku kreatywne myślenie rzadko odbywa się z pomocą komputera. Częściej potrzebuję odejść od biurka i zwizualizować swoje pomysły. Świetnie nadaje się do tego zwykła biała tablica magnetyczna, po której mogę pisać i rysować. Takie specjalne miejsce do brainstormingu pomaga mi również łatwiej wejść w stan flow. Jeśli masz więc na to miejsce, śmiało inwestuj w tablicę i pisaki.
Podsumowując
Warto raz na jakiś czas zastanowić się, co w naszej przestrzeni działa, a co można usprawnić. Czas nauczyć się korzystać z dostępnych opcji i w nie inwestować.
Informacje na temat zapisów do programu HP Instant Ink i HP+ można znaleźć na stronie https://www.hp.com/pl-pl/printers/hp-plus.html.
Aby dowiedzieć się więcej o serii HP LaserJet Pro, w tym o innych modelach dostępnych w tej serii, należy odwiedzić stronę https://www.hp.com/pl-pl/printers/hp-plus-business.html.
Najnowsze komentarze