Przedsiębiorcy niespecjalnie lubią zajmować się finansami swojej firmy. Ale uwaga! Jest to bardzo istotny obszar biznesu i nie można go pomijać. Jak ułatwić sobie zarządzanie finansami firmowymi, tak by nie odkładać tego na wieczne nigdy? Jak usprawnić swoje procesy związane z finansami? O tym przeczytasz w tym artykule.

1. Zaplanuj jeden dzień w miesiącu na analizę finansów

Ustal jeden dzień w miesiącu kiedy skupisz się na finansach swojej firmy. To dzień, w którym możesz skumulować fakturowanie klientów oraz przygotowanie faktur kosztowych dla księgowości. Planując jeden konkretny dzień w miesiącu na finanse, zmniejszasz ryzyko, że będziesz to odkładać. Konkretna data na pewno lepiej Cię zmotywuje, niż ogólne stwierdzenie, że muszę zająć się finansami.

cele finansowe w małym biznesie
wyniki finansowe

2. Ustalaj cele finansowe dla swojego biznesu

To właśnie z celów finansowych powinny wynikać Twoje cele sprzedażowe, a z nich marketingowe. Ciężko jest planować to, co i kiedy będziesz sprzedawać, w oderwaniu od tego, ile chcesz zarabiać. 

Dlatego warto na początku roku (lub startując z biznesem) zastanowić się, ile chcesz zarobić w danym roku i rozbić to na cele kwartalne lub miesięczne. Wtedy możesz policzyć, ile musisz sprzedać, żeby ów cele zrealizować.

3. Śledź swoje wyniki finansowe

A jeśli wyznaczasz sobie cele finansowe, to musisz przecież monitorować postęp! To dlatego warto raz na jakiś czas zajrzeć w swoje księgi i np. sprawdzić jaki masz przychód lub dochód (w zależności od tego, dla którego z parametrów ustalisz cel). Czy realizujesz swoje założenia? Czy w kolejnym kwartale musisz nieco więcej zarobić, żeby zrekompensować niższe wyniki poprzedniego? Nie dowiesz się tego, bez sprawdzenia swoich wyników finansowych.

Jednocześnie pamiętaj, że to co w księgach, nie odzwierciedla tego, co na Twoim koncie. To dlatego tak istotne jest monitorowanie cashflow. W Księdze Przychodów i Rozchodów nie odnotuje się np. Twojej wypłaty, a tymczasem znika ona przecież z Twojego konta i zmniejsza zysk firmy. 

4. Wypłacaj sobie pensję!

No właśnie! Mimo tego, że masz swoją firmę, warto traktować siebie jak jej pracownika i wypłacać sobie pensje. Pieniądze zarobione w działalności gospodarczej są od razu Twoje i możesz nimi dowolnie dysponować. Warto jednak mentalnie oddzielić majątek firmy, od swojego prywatnego majątku. Jeśli chcesz, żeby Twoja firma się rozwijała, to nie możesz jej drenować z każdej złotówki.

Dlatego załóż konto firmowe i prywatne i wypłacaj sobie określoną kwotę jako pensję. Jakie są tego plusy?

  • ograniczasz kwotę, którą możesz wydać, więc nie kusi Cię, by wydawać za dużo.
  • oszczędzasz pieniądze na dalszy rozwój firmy.
  • wypłacając sobie pensję w dobrych miesiącach, pozostają Ci pieniądze na pensję w miesiącach, w których nie będziesz mieć wysokiego przychodu. 

jak policzyć break even point

5. Minimum raz w tygodniu odhacz opłacone faktury i monitoruj cashflow

Co to jest cashflow przeczytasz w tym artykule.

To jest nawyk, który koniecznie musisz w sobie wyrobić, jeśli chcesz zadbać o to, żeby Twoja firma nigdy nie straciła płynności finansowej. Monitorowanie tego, na jakim etapie są płatności od Twoich klientów, ile masz aktualnie pieniędzy na koncie i jakie czekają Cię wydatki w danym tygodniu, jest bardzo istotne. Bez trzymania ręki na pulsie, może zaskoczyć Cię wysoki podatek do zapłaty, na który nie będziesz mieć pieniędzy. Takie sytuacje są nie tylko stresujące, ale zagrażają również Twojej firmie. 

6. Licz, ile zarabiasz na swoich projektach

Czy wydajesz nowy produkt, sprzedajesz go i hip hip hurra – sprawa odhaczona? Jeśli tak, to czas zacząć analizować, czy zarabiasz na swoich projektach. 

Policz jaki jest Twój break even point, czyli moment od którego zaczynasz zarabiać na danej inwestycji (moment zrównania kosztów i przychodów, czyli punkt w którym wychodzisz na zero).

Udostępniasz reklamy na Facebooku? Sprawdzaj, ile na nich zarabiasz. Tylko analizując konkretne liczby jesteś w stanie ocenić, czy Twoje działania są skuteczne. Przepalanie 1000 złotych w reklamy nieprzynoszące efektów należy ukrócić, zamiast dokładać do budżetu. 

7. Ustal zasady współpracy z biurem rachunkowym i sposób przechowywania dokumentacji księgowej.

Rozpoczynając współpracę z biurem rachunkowym warto ustalić, kto przechowuje dokumentację rachunkową. Czy faktury masz dostarczać w formie papierowej, czy biuro działa on-line. Jeśli działa on-line to warto się dowiedzieć, jak przechowuje dokumenty, oraz czy masz do nich dostęp.

Dzięki temu np. wiesz, czy faktury papierowe, które zostały już zdigitalizowane i są przechowywane w systemie księgowym, możesz już zutylizować i zaprowadzić tym samym porządek w swoim biurze.

współpraca z biurem rachunkowym
jak zarządzać finansami w małej firmie

8. Zbuduj system wspierający Twoje finanse

Wiem, że małe biznesy – zwłaszcza te z duszą – unikają jak ognia procedur. W przypadku finansów warto jednak zbudować proces, który będzie wspierał tę część Twojego biznesu. Wszystkie te elementy, które wymieniłam wcześniej jak: ustalanie celów finansowych, wypłacanie sobie pensji itd, składa się na Twój proces finansowy. Warto jednego dnia usiąść i spisać to, co w ramach tego procesu robisz u siebie w firmie. 

  • Którego dnia zajmujesz się analizą finansów?
  • W jaki dzień tygodnia weryfikujesz cashflow i windykujesz płatności?
  • Jaka jest Twoja pensja i jakiego dnia ją wypłacasz?
  • Jakie konta i subkonta używasz dla swoich finansów?
  • Co dzieje się z pieniędzmi, bo wpłynięciu na Twoje konto?

9. Korzystaj z narzędzi

I nie mówię tu tylko o Excelu, który choć najbardziej popularny, to wzbudza w ludziach raczej ciarki niż ekscytację.

  • Poznaj narzędzia wspomagające produktywność i notowanie. Przykładem może być Notion, gdzie możesz skonstruować swój dashboard do zarządzania finansami. Przykładowy znajdziesz tutaj.
  • Ustaw proces w clickup i odhczaj wykonane kroki, tak by nie pominąć żadnego z zadań związanych z finansami.
  • Korzystaj z funkcji swojego konta firmowego: analizuj wydatki z pomocą aplikacji, ustaw zlecenia stałe dla powtarzających się przelewów.

Konto firmowe może być wielkim wsparciem w dbaniu o porządek w finansach. To właśnie od rozdzielenia pieniędzy osobistych od firmowych zaczyna się cała praca. Przeczytaj tutaj, kiedy bezwzględnie musisz mieć konto firmowe.

Poznaj konto firmowe banku Santander!

Sprawdź Konto Firmowe Godne Polecenia w Banku Santander. To wygodne konto firmowe, którego prowadzenie jest bezpłatne bez dodatkowych warunków.

Ponadto, otwierając rachunek firmowy możesz zyskać do 900 zł zwrotu za transakcje kartą płatniczą oraz 400 zł premii z kredytem, leasingiem lub pożyczką leasingową.

Jednym z najciekawszych dodatków do tego konta, jest to że połączono je z programem do księgowania inFakt, który jest bardzo intuicyjny i przyjazny. Dodatkowo do trzech faktur miesięcznie wystawisz w nim już za 5 zł miesięcznie. Jeśli więc masz małą firmę, możesz ograniczyć koszty księgowe do zera.

Sprawdź więcej szczegółów klikając w TEN LINK i załóż swoje konto firmowe.

A jeśli aktualnie nie potrzebujesz konta firmowego, sprawdź konto osobiste

Zakładając konto osobiste w Banku Santander, możesz zyskać aż do 400 zł premii. Kliknij TUTAJ i dowiedz się więcej.

Wpis jest sponsorowany i powstał we współpracy z Bankiem Santander.