Błędy księgowe – kto za nie odpowiada?

Błędy księgowe – zdarzają się. Sprawdź co, musisz zrobić, gdy taki popełnisz. Jak urząd lub ZUS może Cię ukarać. Oraz jak działa OC biura rachunkowego.

Co zrobić, gdy popełnisz błąd?

Jeśli samodzielnie odkryjesz popełniony błąd (na przykład po lekturze mojego e-booka), to wciąż możesz uniknąć konsekwencji. Musisz złożyć tak zwany czynny żal, czyli powiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego przez Ciebie. W takim dokumencie wyjaśniasz, do jakiego czynu zabronionego z Twojej strony doszło (np. opóźnienie w zapłacie podatku), z czego to wynikało (np. pomyłka z Twojej strony) i jeśli to naprawiłeś_aś, to w jaki sposób (np. Zapłacenie podatku dnia…). Czynny żal możesz wydrukować, podpisać i wysłać pocztą lub dostarczyć osobiście. W związku z pandemią koronawirusa możesz go też wysłać elektronicznie.

Błędy wykryte w trakcie kontroli

Urząd skarbowy powinien zawiadomić Cię o planowanej kontroli. Od dostarczenia pisma masz minimum 7 dni do momentu, gdy urzędnicy zapukają do twych drzwi. W wyjątkowych sytuacjach (np. podejrzenia popełnienia przestępstwa) możesz nie otrzymać zawiadomienia. Masz więc jeszcze chwilę na przejrzenie swoich rozliczeń i złożenie ewentualnych korekt, które pozwolą uniknąć Ci konsekwencji. Gdy okaże się, że masz niedopłatę podatku, musisz go zapłacić wraz z odsetkami za opóźnienie.

Co się stanie, gdy urząd wykryje jakieś nieprawidłowości? Zażąda od Ciebie wyjaśnień. Masz 14 dni na złożenie ich lub złożenie adekwatnej korekty. Gdy tego nie zrobisz, urząd może nałożyć na Ciebie kary – np. 500 zł za błąd w pliku JPK, który składają podatnicy VAT czynni.

Pamiętaj, że urząd ma 5 lat od końca roku, w którym zapłacono podatek, na przeprowadzenie kontroli.

Kto odpowiada za błędy , gdy księgowość prowadzi biuro rachunkowe?

Za błędy w rozliczeniach odpowiada przedsiębiorca. Urząd skarbowy nie może dochodzić roszczeń od biura rachunkowego. Ewentualne kary nałoży na właściciela firmy. Warto więc orientować się w obowiązkach, jakie się ma wobec urzędu, aby później móc weryfikować, czy na pewno wszystkie formalności ze strony biura rachunkowego zostały dopełnione.

Jak działa OC biura rachunkowego?

Obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej podlegają biura, które prowadzą księgi handlowe (pełną księgowość). Osoby prowadzące działalność gospodarczą najczęściej mają obowiązek prowadzenia uproszczonej księgowości. Dlatego, jeśli delegujesz księgowość, warto dowiedzieć się, czy Twoje biuro ma dobrowolne OC dla KPiR.

W razie błędu biura rachunkowego, Ty płacisz zaległy podatek i odsetki plus. Jeśli Twoje biuro posiada OC, możesz wystąpić o wydanie numeru polisy i złożyć wniosek o wypłatę odszkodowania do ubezpieczyciela.

Uwaga – OC biura nie zawsze będzie chroniło Twój interes. Wielokrotnie słyszałam o przypadkach, gdy ktoś przegapił przekroczenie limitu zwolnienia do VAT, w związku z czym była duża kwota zaległego podatku oraz odsetek do zapłaty. W takim przypadku, jeśli nie masz w umowie zapisu, który ustanawia pilnowanie limitu jako odpowiedzialność biura rachunkowego, to ubezpieczyciel uzna to za odpowiedzialność przedsiębiorcy i nie wypłaci odszkodowania.

Ponadto pamiętaj, że szkodą są odsetki. Podatek do zapłaty zazwyczaj nie jest uznawany przez ubezpieczycieli za szkodę, bo i tak musiałbyś go zapłacić, gdyby nie błąd.