fbpx

Kontynuuję temat działalności nierejestrowanej. Dziś opowiem Wam o wystawianiu faktur i rachunków, gdy prowadzisz działalność bez rejestracji. Z tego wpisu dowiesz się jaka jest różnica między fakturą, a rachunkiem; jakie są elementy obowiązkowe tych dokumentów i gdzie szukać ich wzorów.

Co to jest działalność nierejestrowana?

Na wstępie szybkie przypomnienie o czym mowa. Działalność nierejestrowana pozwala Ci sprzedawać produkty lub usługi, bez rejestrowania firmy. Możesz zacząć od dziś, nie potrzebujesz nigdzie się zgłaszać (poza szczególnymi przypadkami, gdy musisz być podatnikiem VAT). W 2020 możesz w ten sposób osiągać przychody wysokości 1300 zł miesięcznie (czyli połowa minimalnego wynagrodzenia w tym roku). Pamiętaj jednak, że chodzi tu o przychód – czyli nie możesz pomniejszyć tego 1300 zł o swoje koszty.

Więcej szczegółów na temat warunków skorzystania z tej opcji znajdziesz w tym wpisie. Jeśli chcesz poczytać o obowiązkach przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej, to zapraszam Cię do tego wpisu.

No to lecimy z tematem dokumentowania sprzedaży 🙂


Co to jest faktura?

Faktura to dokument, który potwierdza sprzedaż i zawiera szczegółowe informacje na temat zawartej transakcji. Faktury można wystawiać zarówno papierowe (które dostarczysz pocztą lub osobiście klientowi) jak i elektroniczne (które prześlesz klientowi np. e-mailem).

Faktura bez VAT 

Prowadząc działalność nierejestrowaną w większości przypadków nie musisz być płatnikiem VAT. Ze względu na to, że nie możesz przekroczyć limitu przychodów określonego dla tego rodzaju działalności, załapiesz się na zwolnienie VAT podmiotowe (czyli ze względu na wartość sprzedaży poniżej 200 000 zł rocznie). Są oczywiście szczególne przypadki, jak na przykład udzielanie konsultacji, które sprawia, że z tego zwolnienia nie można skorzystać – dlatego zalecam upewnić się dwa razy, czy w Twoim przypadku możesz korzystać ze zwolnienia. Tu znajdziesz wpis, gdzie kwestia korzystania ze zwolnienia VAT jest szerzej omówiona.

Skoro nie musisz płacić podatku VAT, możesz wystawiać faktury, które są bez VAT. Oznacza to, że możesz wystawiać faktury uproszczone. 

Elementy obowiązkowe faktury uproszczonej (bez VAT):

  • data wystawienia,  
  • numer kolejny faktury, 
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedającego i nabywcy towarów lub usług oraz opcjonalnie ich adresy,  
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,  
  • miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,  
  • cena jednostkową towaru lub usługi,  
  • kwota należności ogółem.


Powyższe elementy powinna mieć każda wystawiona przez Ciebie faktura – one są obowiązkowe. 

W uwagach takiej faktury możesz wpisać również podstawę prawną, zgodnie z którą korzystasz ze zwolnienia podmiotowego VAT: Podmiot zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT.

Pozostałe elementy faktury możesz przerobić pod swoje potrzeby. Możesz na przykład dodać logo, numer konta do przelewu, dodać adres e-mail i inne tego typu elementy.

Faktura VAT

Czyli taka, którą wystawiasz, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Prowadząc działalność nierejestrowaną, zapewne nie będzie to Ciebie dotyczyć. Wymienię tu jednak elementy obowiązkowe takiej faktury:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwota należności ogółem.

Działalność nierejestrowana

Rachunek

W dzisiejszych czasach to właściwie dokument takiej samej rangi jak faktura bez VAT. Kiedyś podatnicy zwolnieni z VAT mogli wystawiać tylko rachunki, teraz jednak mogą wystawiać faktury uproszczone, a rachunek pozostał jako taki… relikt przeszłości.

Elementy obowiązkowe rachunku:

  • data wystawienia
  • numer kolejny rachunku
  • dane sprzedawcy i nabywcy (opcjonalnie adresy sprzedawcy i kupującego)
  • data sprzedaży
  • określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
  • kwota do zapłaty

W przypadku działalności nierejestrowanej na rachunku lub fakturze bez VAT wystarczy, że podasz swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL, czy adresu zamieszkania.

Faktura bez VAT czy rachunek?

Generalnie, prowadząc działalność nierejestrowaną i będąc zwolnionym z VAT, nie musisz wystawiać faktur lub rachunków, chyba że klient od Ciebie zażąda któryś z tych dokumentów. 

W takiej sytuacji masz obowiązek wystawić taki dokument, o który klient konkretnie poprosi.

Dlaczego warto wystawiać dokumenty sprzedaży?

Chociaż nie masz obowiązku wystawiania tych dokumentów – masz taką możliwość. I ja radzę Ci wystawiać faktury bez VAT (ewentualnie rachunki) w każdym przypadku, nie tylko wtedy, gdy prosi o to klient. 

Dlaczego? Bo będziesz posiadać lepszą dokumentację swoich przychodów i o wiele łatwiej zweryfikujesz, czy prowadzona przez Ciebie ewidencja jest rzetelna. Będziesz mieć również lepszą dokumentację w razie kontroli z Urzędu Skarbowego. Wyrobisz sobie również dobre nawyki wystawiania faktur, jeśli w przyszłości zostaniesz płatnikiem VAT.

Działalność nierejestrowana

Jakie obowiązują Cię terminy, gdy klient zażąda wystawienia faktury lub rachunku?

Klient ma 3 miesiące na zgłoszenie zapotrzebowania na fakturę lub rachunek. Te 3 miesiące liczymy od momentu, w którym dokonano transakcji (klient otrzymał towar, wykonano usługę, lub otrzymano już zapłatę lub jej część)

Po upływie tych 3 miesięcy, nie masz obowiązku wystawienia dokumentów sprzedaży, aczkolwiek możesz to zrobić.

Do kiedy musisz wystawić fakturę?

  • Klient zgłosił się w tym samym miesiącu, w którym zakupił coś od Ciebie – wystawiasz fakturę do 15 dnia następnego miesiąca.
  • Klient zgłosił się w następnym miesiącu, po miesiącu, w którym dokonaliście transakcji – wystawiasz fakturę w ciągu 15 dni od dnia, w którym klient poprosił Cię o fakturę.

Do kiedy muszę wystawić rachunek?

  • W ciągu 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru – jeśli klient poprosił Cię o rachunek przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru.
  • W ciągu 7 dni dni od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli klient poprosił o rachunek po wykonaniu usługi lub dostawie towarów.

Czy mogę wystawić fakturę lub rachunek od tak, czy potrzebuję do tego programu?

To jedno z pytań, które najczęściej mi zadajecie. 

Do wystawiania faktur i rachunków nie potrzebujesz żadnego programu, pozwolenia, czy specjalnego wzoru. Tak samo jak od zaraz możesz sprzedawać, gdy postanawiasz działać w ramach działalności nierejestrowanej – nie potrzebujesz się nigdzie zgłaszać, tak samo możesz wystawić rachunek lub fakturę bez VAT – nie potrzebujesz na to specjalnego pozwolenia. 

Działalność nierejestrowana

Gdzie szukać wzorów?

Do wystawiania tych dokumentów nie potrzebujesz żadnych programów, ani wzorów – możesz wszystko stworzyć samodzielnie w pliku word, lub excelu. Jednakże z wzorami będzie Ci na pewno łatwiej. 

Zarówno wzór rachunków jak i faktur znajdziesz w formie bloczków do uzupełniania długopisem. Takie bloczki dostaniesz w sklepie papierniczym lub przez internet.

Możesz również wyszukać w Google przykładowy wzór i zrobić swój na jego podstawie lub wydrukować gotowy i uzupełniać według swoich potrzeb. Tu przykładowy wzór faktury bez VAT ze strony gofin.pl: http://www.druki.gofin.pl/pobierz,2191,faktura-dokumentujaca-czynnosci-zwolnione-z-vat-na-mocy-art.html

Dla tych, którzy chcą wystawiać faktury online są na przykład takie opcje jak Fakturownia.pl https://fakturownia.pl/ W swojej ofercie mają oni darmową wersję, która pozwala na wystawienie 3 faktur. 

Dla porównania jest też ifirma.pl, która pozwala na wystawienie do 10 faktur miesięcznie za darmo. https://www.ifirma.pl/cennik

Czy to opcja konieczna? Według mnie niemożesz śmiało działać na swoich wzorach. Jeśli jednak zależy Ci na jakimś uporządkowanym systemie do tego, warto za pewne skorzystać z programów, które wystawią Ci fakturę na podstawie podanych przez Ciebie danych.

Podsumowując:

  • W działalności nierejestrowanej nie musisz wystawiać rachunków ani faktur. Masz jednak taki obowiązek, gdy klient Cię o to poprosi.
  • Jeśli nie płacisz podatku VAT, wystawiasz faktury uproszczone bez VAT lub rachunki (w zależności od tego o co prosi Twój klient)
  • Faktury i rachunki mają elementy obowiązkowe. Resztę treści możesz dopasować do swoich potrzeb i dodać takie elementy jak np. Numer konta, czy adres email.
  • Na rachunku lub fakturze bez VAT wystarczy, że podasz swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL, czy adresu zamieszkania.
  • Chociaż nie musisz wystawiać dokumentów sprzedaży, jeśli klient od Ciebie tego nie żąda – zachęcam do dokumentowania każdej transakcji.
  • Nie potrzebujesz żadnych pozwoleń, programów, ani specjalnych wzorów aby wystawić rachunek lub fakturę. Możesz stworzyć taki wzór samodzielnie, lub skorzystać z gotowych, które są do znalezienia w internecie.
  • Są programy, które na podstawie podanych przez Ciebie danych wystawiają faktury, np. ifirma.pl lub fakturownia.pl