Zastanawiasz się, ile pracodawcę kosztuje pracownik? Jak zatrudnić pracownika? Ile kosztuje pracownik na umowę o pracę? Gdzie trzeba zgłosić zatrudnienie pracownika? Tego dowiesz się z tego artykułu!

Jak zatrudnić pracownika?

Jeśli chcesz zatrudnić osobę na umowę o pracę to przed pierwszym dniem pracy musisz:

  • podpisać z pracownikiem umowę,
  • wysłać pracownika na badania lekarskie stwierdzające zdolność do pracy na danym stanowisku,
  • zorganizować: szkolenie BHP.

Umowę o pracę najlepiej skonstruować z prawnikiem, który dobrze zabezpieczy Twoje jak i pracownika interesy. Pamiętaj również o regulaminie pracy, który będzie regulował kwestie czasu i miejsca pracy i innych zasad.

Gdy Twoje kadry prowadzi biuro rachunkowe, poinformuj biuro przed podpisaniem umowy o zamiarze jej nawiązania. Biuro potrzebuje pozyskać dane pracownika, aby założyć teczkę pracownika i zgłosić go do ZUS.

Jeśli samodzielnie prowadzisz kadry, programy online najczęściej umożliwiają udostępnienie przyszłemu pracownikowi formularza online, który on uzupełni i na podstawie którego Ty przygotujesz dalsze dokumenty.

jak zatrudnić pracownika
jakie dokumenty trzeba mieć dla pracownika

Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników

Gdy zatrudniasz pracownika, oprócz zawarcia z nim umowy, należy dopełnić pewnych formalności, tj. musisz:

  • zgłosić pracownika do ubezpieczeń poprzez formularz ZUS ZUA w ciągu 7 dni od zatrudnienia. 
  • Musisz opłacać składki za pracownika i rozliczać je poprzez deklarację ZUS DRA do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego składki dotyczą,
  • odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy za swojego pracownika do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy zaliczka,
  • sporządzić PIT-11 za poprzedni rok do końca stycznia. Jest to PIT dla pracownika podsumowujący jego przychody. Na tej podstawie pracownik wypełnia swoje zeznanie roczne PIT,
  • sporządzić PIT-4R do końca stycznia za poprzedni rok. Jest to PIT dla urzędu skarbowego podsumowujący odprowadzane za pracowników zaliczki na podatek dochodowy.

Ile kosztuje pracownik na umowę o pracę?

W 2022 roku minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi 3010 zł brutto.

Od stycznia 2023 roku minimalne wynagrodzenie wzrośnie do 3490 zł brutto. Od 1 lipca 2023 roku wzrośnie do 3600 zł brutto. Oczywiście koszt zależy finalnie od tego, ile zaproponujesz swojemu pracownikowi. 

Z czego składa się wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę?

schemat z e-booka “Co przedsiębiorca powinien wiedzieć o księgowości?”

Jak widzisz czym innym jest wynagrodzenie brutto wynikające z umowy, a czym innym wynagrodzenie, które finalnie otrzymuje pracownik. Poza tym mamy jeszcze całkowity koszt wynagrodzenia dla pracodawcy po doliczeniu obowiązkowych składek. 

Pamiętaj więc, że kwota którą finalnie zapłacisz za pracownika będzie wyższa niż ta, którą deklarujesz w umowie! 

Podstawa obliczania składek

Część składek płaci tylko pracodawca, a część tylko pracownik. Koszt niektórych składek jest dzielony między pracodawcę i pracownika. 

Podstawą wyliczenia składek: emerytalnej, rentowej, chorobowej, wypadkowej, na Fundusz Pracy i FGŚP jest wynagrodzenie brutto. 

Do obliczenia składki zdrowotnej podstawą jest wynagrodzenie brutto minus składki na ubezpieczenie społeczne. Pamiętaj, że od 2022 składka zdrowotna nie jest odliczana od podatku pracownika.

ile kosztuje pracownik na umowę o pracę
składki pracownika - jak są liczone
jaka jest wysokość składek pracownika

Umowa zlecenie i o dzieło

Są również tak zwane umowy cywilno-prawne, czyli tzw. umowa zlecenie (o świadczenie usług) i o dzieło. Ostrzegam jednak przed ich nadużywaniem. Umowy te wiążą się z niższymi kosztami zatrudnienia, ale:

  • Jeśli zatrudniasz pracownika stale i pracuje on w ustalonym miejscu i w określonych godzinach to taka umowa będzie mieć znamiona umowy o pracę i może być podważona przez ZUS i nakaże oskładkować tą umowę.
  • Chcesz uniknąć składek ZUS i w związku z tym umowę nazywasz umową o dzieło, choć przedmiotem umowy jest świadczenie usług? Robisz błąd! Nie ma znaczenia, jak nazwiesz umowę, liczy się jej przedmiot. Jeśli umowę zlecenie nazwiesz umową o dzieło, to ZUS uzna to za działanie nieprawidłowe i wskaże, że musisz taką umowę oskładkować.