Jaki program do księgowości małej firmy i faktur?

Zastanawiasz się, jaki wybrać program do samodzielnego prowadzenia księgowości swojej działalności gospodarczej? Sprawdź recenzję okiem doświadczonej księgowej, która wypróbowała trzy najpopularniejsze programy na rynku: wFirma, iFirma i inFakt. Poznaj plusy i minusy każdego programu i wybierz najlepszy dla siebie!

wFirma

Cena dla samodzielnie księgujących: 49 zł netto miesięcznie za sam moduł księgowy. Dodatkowe 49 zł netto miesięcznie za moduł kadr i 30 zł netto miesięcznie za moduł magazynu
Łatwość użytkowania (od 1 do 5): 5
Elastyczność / Konfigurowalność (od 1 do 5): 4
Wsparcie: 5
Dostępne API: tak
Gotowe integracje z aplikacjami zewnętrznymi:
Aplikacja mobilna: brak, ale da się używać w przeglądarce otwartej na telefonie.

Plusy

• Przejrzystość programu: według mnie jest to najlepiej skonstruowany program pod kątem księgowym z trzech wymienionych tu przeze mnie aplikacji. Jest zgodny z nawet najbardziej skomplikowanymi przepisami i pozwala łatwo się do nich stosować. Program praktycznie wszystko liczy sam, a wyklikiwanie deklaracji i innych dokumentów jest intuicyjne. Dodatkowo ma wiele dogodnych oznaczeń, które pozwalają nawigować np. w monitorowaniu cashflow: oznaczanie faktur wysłanych, opłaconych itp.,
• Opcja sprawdzenia podatkowego: jest genialna! W księgowości bowiem należy się upewnić, czy dokumenty wprowadzone zostały poprawnie. Dzięki opcji sprawdzenia podatkowego zrobisz to sprawnie i mając pewność, że żaden dokument nie został przegapiony,
• OCR: czyli system optycznego odczytywania dokumentów na podstawie plików – działa dobrze i maksymalnie skraca czas wprowadzania dokumentów,
• Sprawny support: odpowiadają bardzo szybko i sprawnie, są pomocni,
• Możliwość opłacania podatków bezpośrednio z poziomu programu poprzez Bluemedia,
• Możliwość podłączenia swojego konta pod biuro rachunkowe i oddanie im nadzoru merytorycznego. Przy czym są to biura samodzielne, nie są to księgowi zatrudnieni przez wFirmę. Jakoś usług może się więc różnić między biurami, ale jednocześnie możecie wybierać kameralne biurami, gdzie będziecie mieć stały i bezpośredni kontakt ze swoją księgową,
• Możliwość generowania i wysyłania deklaracji ZUS z poziomu programu.

Minusy

• Cena: dość droga opcja, gdy potrzebujecie również moduł kadr i magazynu,
• Brak bezpłatnej wtyczki do sklepu postawionego na Woocommerce,
• Dość skomplikowany proces fakturowania zaliczek,
• Nieco bardziej skomplikowane opisywanie wydatków dla własnych celów,
• Niektóre opcje związane z fakturowaniem lub wydatkiem są dość ukryte, np. dodając import usług, trzeba przejść na inną planszę, by to zaznaczyć,
• Konieczność pytania o ofertę biura rachunkowe, by dowiedzieć się jaka jest cena obsługi miesięcznej.

Podsumowując: Mój ulubiony program. To na nim obsługujemy działalności gospodarcze naszych klientów. Nada się zarówno dla prostych firm, jak i tych dużych i bardziej skomplikowanych.

iFirma

Cena dla samodzielnie księgujących: 49 zł netto miesięcznie przy płatności za 6 miesięcy lub 54 zł netto miesięcznie
Łatwość użytkowania (od 1 do 5): 4
Elastyczność / Konfigurowalność (od 1 do 5): 3
Wsparcie: 4
Dostępne API: tak
Gotowe integracje z aplikacjami zewnętrznymi:
Aplikacja mobilna: tak

Plusy

• Moduł e-commerce: gdzie możesz zintegrować swoje konto w serwisie ifirma.pl z następującymi platformami eCommerce: PrestaShop, WooCommerce, Shoper, Shoplo, eSklep home.pl. W tym module księgować się będą przychody z Twojego e-sklepu. Jednocześnie jednak minusem tego rozwiązania jest to, że często zamówienie i faktura rozjeżdża się przy promocjach rabatowych o jakieś grosze i trzeba to księgować ręcznie,
• Łatwe opisywanie wydatków: dodajesz własne kategorie, które później podpowiada Ci system,
• Możliwość księgowania wydatków zbiorczych: czyli możliwość szybkiego zaksięgowania kilku faktur jednocześnie,
• Problemem jednak bywa czasem poprawność odczytywania dokumentów przez system. Działa dobrze jedynie z fakturami elektronicznymi,
• Pełna lista rodzajów faktur kosztowych do wyboru, co łatwiej pozwala zidentyfikować, z jaką fakturą masz do czynienia,
• Moduł kadr w cenie.

Minusy

• Konieczność przełączania się między miesiącami księgowymi, gdy chcesz zaksięgować coś dla innego miesiąca. Rozumiem po co to jest zrobione – by przypadkiem nie zaksięgować czegoś w innym miesiącu, jednocześnie jednak jest to mocno upierdliwe, gdy masz jakieś zaległe faktury do wprowadzenia, albo coś do poprawienia,
• Brak zbiorczego widoku na wystawione faktury od początku roku. Trzeba przełączać się między kolejnymi miesiącami,
• Brak możliwości wydrukowania KPiR od początku roku zbiorczo. Trzeba przełączać się między kolejnymi miesiącami,
• Brak możliwości generowania deklaracji ZUS dla pracowników z poziomu programu,
• Brak supportu dostępnego bezpośrednio w systemie, konieczność dzwonienia lub pisania maila,
• Brak możliwości wybrania dla siebie biura rachunkowego. Nie mamy możliwości zmiany księgowego przypisanego do nas,
• Te osoby mogą się też zmieniać niezależnie od nas, co obniża jakość usług i komfort korzystania z tej opcji.

Podsumowując: Program przyzwoity, ale bez wow. Dobry dla e-commerców i osób, które nie chcą płacić za wtyczkę do fakturowania na Woocommerce. Przystępny cenowo dla osób, które potrzebują modułu kadrowego. Niekoniecznie dobry dla osób, które chcą oddelegować księgowość ze względu na brak kontroli nad tym, kto nas obsługuje.

inFakt

Cena: 19,50 zł netto przez pierwsze 12 miesięcy (później 39,00 zł netto)
Łatwość użytkowania (od 1 do 5): 3
Elastyczność / Konfigurowalność (od 1 do 5): 3
Wsparcie: 5
Dostępne API: tak
Gotowe integracje z aplikacjami zewnętrznymi:
Aplikacja mobilna: tak

Plusy

• Maksymalnie uproszczona konfiguracja i obsługa programu: program jest stworzony na zasadzie “nie musisz znać się ani trochę na księgowości, bo powiemy Ci gdzie i kiedy masz coś kliknąć”. Widać, że w centrum tego programu postawiono przedsiębiorcę, a nie przepisy podatkowe,
• Tania cena: najbardziej korzystna opcja cenowo,
• Możliwość dołączenia linku do płatności do maila z fakturą: świetna opcja, która wspiera szybkość płacenia przez Twoich kontrahentów,
• Przydatny pulpit finansowy: opcja, która umożliwia spojrzenie z lotu ptaka na swoje pieniądze i zadbanie dzięki temu o cashflow,
• Podgląd na żywo na swoje podatki: deklaracje kalkulowane są na bieżąco i możemy obserwować ich poziom po każdej dodanej fakturze,
• Możliwość użytkowania aplikacji mobilnej i dodawania faktur za jej pomocą,
• Możliwość wybrania księgowego, który zajmie się Twoją dokumentacją. Stawki widoczne bez konieczności pytania o ofertę.

Minusy

• Trudności przy bardziej skomplikowanych transakcjach: zaksięgowanie importu usług u podatnika zwolnionego to skomplikowany i słabo opisany przez twórców aplikacji proces. Program najlepiej sprawdza się przy prostych operacjach, ale trudniej w nim nawigować, gdy mamy skomplikowane faktury do wystawienia/zaksięgowania,
• Brak opcji sprawdzenia zbiorczo dokumentów przed wygenerowaniem deklaracji,
• Utrudniona nawigacja między miesiącami: w tym momencie załączając dokument np. przed 5.09, a dedykowany już dla września, wpada on jeszcze na sierpień i trzeba go szybko przerzucić między miesiącami zanim się zaksięguje,
• Nie jest dostępne zestawienie ewidencji przychodów narastająco od początku roku. Konieczne jest generowanie jej dla każdego miesiąca osobno.

Podsumowując: program sprawdzi się dla prostych firm B2B, które wystawiają kilka faktur miesięcznie i nie mają wielu kosztów. W przypadku większych biznesów lub e-commerców, może być to uciążliwy program.