Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną?
Rozpoczynasz działalność gospodarczą lub nierejestrowaną w Polsce i Twoimi klientami będą nie tylko firmy, ale również i osoby fizyczne, które żadnej firmy nie mają?
Sprawdź, czy masz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
W tym wpisie dowiesz się kto musi mieć kasę fiskalną, do jakiej kwoty obrotów nie musisz mieć kasy fiskalnej oraz jaka jest ulga na kasę.
Co to jest kasa fiskalna?
Kasa fiskalna to narzędzie do ewidencjonowania sprzedaży towarów lub usług w Twojej firmie. Wyróżniamy trzy rodzaje kas: kasy on-line, kasy z zapisem elektronicznym i kasy z zapisem papierowym.
“Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych. Kasy starszego typu (kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym) są stopniowo wycofywane z rynku. Jeśli kupujesz kasę powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy i deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Kasy możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.”
Kto musi mieć kasę fiskalną?
Kasa fiskalna jest obowiązkowa dla tych, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych.
Czyli prościej rzecz ujmując: jeśli wśród Twoich klientów znajdują się osoby, które nie mają własnej firmy, zwykła przykładowa pani Ania lub rolnicy, którzy sprzedają swoje produkty rolne ze swojego gospodarstwa – to musisz mieć kasę fiskalną.
Jeśli przeprowadzasz transakcje tylko i wyłącznie z innymi firmami – kasa fiskalna Cię nie dotyczy.
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Ze względu na małą sprzedaż
Do skorzystania ze zwolnienia uprawnieni są ci przedsiębiorcy, którzy nie przekraczają limitu 20 000 zł sprzedaży na rzecz klientów detalicznych w ciągu roku.
Chodzi o wszystkie wpływy finansowe ze sprzedaży towarów i usług. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to do limitu sprzedaży bierzesz pod uwagę obroty netto – czyli odejmujesz podatek VAT. Pamiętaj, aby do obrotu wliczać na bieżąco również otrzymane zaliczki i przedpłaty.
Pamiętaj również, że jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, to limit ten należy obliczyć proporcjonalnie, licząc od dnia pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych do liczby dni pozostałych do końca roku.
Przykładowo: zaczynasz taką sprzedaż 1 września i do końca roku pozostało 122 dni. Limit będzie więc wynosił: 20 000 x (122/365) = 6684,93 zł.
Tutaj znajdziesz kalkulator do wyliczania limitu w zależności od daty rozpoczęcia działalności.
Ze względu na rodzaj wykonywanej działalności
Można być również zwolnionym ze względu na czynności wykonywane w ramach działalności gospodarczej.
Niektóre branże są zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, np. usługi w zakresie edukacji (z wyłączeniem edukacji sportowej, szkół tańca i szkół jazdy).
Tutaj znajdziesz wykaz takich czynności.
Aby skorzystać z takiego zwolnienia, minimum 80% czynności w Twojej firmie musi dotyczyć czynności zwolnionych, ujętych w tym spisie.
Przyjmowanie płatności przez internet, a kasa fiskalna
W załączniku tym jest pewien jeden bardzo ważny punkt, na który chcę zwrócić Twoją uwagę:
Pkt. 36 “Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)”
Pkt 37 “Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła”
Co to dla Ciebie oznacza? Że jeśli prowadzisz sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i przyjmujesz płatności za pośrednictwem banku (czyli np. płatności internetowe), a towary dostarczasz wysyłkowo – to nie musisz mieć kasy fiskalnej. Tak samo w przypadku usług – jeśli otrzymasz płatność prosto na konto bankowe, to nie musisz mieć kasy fiskalnej.
To częsta wątpliwość w przypadku osób, które otwierają sklep online na przykład z e-bookami czy kursami online, które sprzedają osobom nieprowadzącym działalności. Otóż to rozporządzenie wyjaśnia, że kasy w wymienionych wyżej przypadkach mieć nie musicie.
WAŻNE: według § 3. 1. te zwolnienia są ważne nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2023 r. Po tej dacie mogą nastąpić jakieś zmiany, więc warto mieć to na uwadze.
Kiedy zwolnienie traci moc?
Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 000 zł został przekroczony. Czyli jeśli przekroczono limit 21 maja 2023, to kasę fiskalną należy mieć od 1 sierpnia 2023.
Tak samo jeśli korzystasz ze zwolnienia ze względu na rodzaj wykonywanych czynności: w miesiącu gdy nie przekroczysz 80% udziału zwolnionych czynności wśród wszystkich czynności w Twojej firmie, to za kolejne dwa miesiące musisz mieć kasę fiskalną.
Kto musi mieć kasę od początku działalności?
Niestety nie każdy może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. W rozporządzeniu wymienione są czynności, dla których bezwzględnie należy mieć kasę.
Są to między innymi: dostawy części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, sprzętu fotograficznego, wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, perfum i wód toaletowych, usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, czy usług w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów. Pełny wykaz znajdziesz tutaj
na stronie 2.
Zwrot kosztów za zakup kasy fiskalnej on-line
Jeśli zakupisz taką kasę, przysługuje Ci ulga wysokości 90% jej ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł.
Czynni podatnicy VAT rozliczą taką ulgę w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Bierni podatnicy VAT (czyli tacy, którzy korzystają ze zwolnienia VAT) powinni złożyć wniosek o zwrot kosztów za zakup kasy.
Wszystkie szczegóły są dobrze rozpisane w tym artykule: https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-korzystac-z-kasy-fiskalnej/proc_1650-zwrot-kosztow-na-zakup-kasy-fiskalnej-on-line
Podsumowując:
- Kasa fiskalna to narzędzie do ewidencjonowania sprzedaży towarów lub usług.
- Kasa fiskalna jest obowiązkowa dla tych, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych.
- Jeśli przeprowadzasz transakcje tylko i wyłącznie z innymi firmami – kasa fiskalna Cię nie dotyczy.
- Można być zwolnionym z obowiązku posiadania kasy fiskalnej ze względu na małą sprzedaż do 20 000 zł rocznie. Limit ten jest liczony proporcjonalnie do liczby dni, w trakcie których prowadzona jest działalność.
- Można być zwolnionym z obowiązku posiadania kasy fiskalnej ze względu na rodzaj wykonywanych czynności w firmie. Udział tych czynności nie może być mniejszy niż 80%.
- Jeśli prowadzisz sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i przyjmujesz płatności za pośrednictwem banku (czyli np. płatności internetowe), a towary dostarczasz wysyłkowo – to nie musisz mieć kasy fiskalnej.
- Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 000 zł został przekroczony.
- Nie każdy może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. W rozporządzeniu wymienione są czynności, dla których bezwzględnie należy mieć kasę.
- Jeśli zakupisz kasę on-line, przysługuje Ci ulga wysokości 90% jej ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł.
Witaj Izo!
Mam do Ciebie pytanie odnośnie kasy fiskalnej. Czy do prowadzenia działalności nierejestrowanej, gdzie wykonuję usługę makijażu muszę posiadać kasę?
Pozdrawiam,
Wika
Cześć Wika, tak – musisz mieć kasę fiskalną od pierwszej sprzedaży. Jak wystąpić o NIP do urzędu skarbowego oraz jak ogarnąć kasę fiskalną dla siebie znajdziesz w moim e-booku “Jak zarabiać legalnie bez firmy?” https://wyjasniamfinanse.shoplo.com/kolekcja/frontpage/dzialalnosc-nierejestrowana-zestaw-e-book-dokumenty
Cześć Izo,
Mam wątpliwość w kwestii tego, który przepis jest nadrzędny.
Sytuacja: muzyk sam nagrał i wyprodukował płytę i chce ją sprzedawać przez internet (tylko wysyłka, płatność tylko online, sprzedaż przez www). Chce to rozliczyć jako działalność nierejestrową (nie korzystał wcześniej z tej formy).
Widzę, że wg rozporządzenia “nośniki danych” (punkt “l”) wymuszają kasę fiskalną (jeśli sprzedawane osobom fizycznym) i nie można się podeprzeć zwolnieniem ze względu na wysokość obrotów.
Co wtedy decyduje? Ten przepis o obowiązku kasy przy nośnikach danych, czy ten przepis o tym, że jak tylko przez internet z płatnością online i wysyłką, to kasa nie jest potrzebna?
Jeśli niepotrzebna, to musi wystąpić o NIP-7 czy może działać używając PESELu?
Wg mnie kasa konieczna i należy wystąpić o NIP.
Witam , mam kasę od 8 lat czy od 1.01.22 mam obowiązek posiadania terminalu płatniczego
Dzień dobry. Chcę zacząć działalność nierejestrowaną. Jestem psychologiem i będę prowadziła indywidualne usługi psychologiczne. Czy obowiązuje mnie kasa fiskalna?
Przy płatnościach gotówką trzeba uważać na limit 20 000 zł na rok. Przy płatnościach przelewem w ogóle nie trzeba mieć kasy.
Dzień dobry. Czy do kwoty 20 000zł bierze się pod uwagę tylko transakcje dla osób fizycznych czy ta kwota dotyczy wszystkich przychodów (zarówno od osób fizycznych jak i dla przedsiębiorców)?
Bierze się pod uwagę sprzedaż dla osób fizycznych.