5 pytań o koszty w działalności nierejestrowanej i gospodarczej

Koszty w działalności nierejestrowanej lub działalności gospodarczej generują sporo pytań. Co to znaczy wrzucać w koszty? Co to znaczy generować koszty? Czy koszty poniesione przed pierwszą sprzedażą lub otwarciem firmy też mogą obniżyć podstawę opodatkowania? Dziś na te kilka pytań odpowiadam w formie artykułu. Przeczytaj go, aby jeszcze lepiej poruszać się w finansowym świecie.

1. Co to znaczy wrzucać w koszty?

Podatek liniowy i skala podatkowa pozwalają na opłacanie podatku od dochodu. Dochód to przychód (cała kasa wpływająca od klientów) minus poniesione koszty. Więcej o różnicy między dochodem i przychodem przeczytasz TUTAJ.

Wrzucać w koszty, oznacza zaliczać wydatek do kosztów w Księdze Przychodów i Rozchodów. Obniżasz sobie tym samym podstawę opodatkowania i finalnie płacisz mniejszy podatek.

2. Co z kosztami poniesionymi przed otwarciem firmy?

To zależy od Twojej sytuacji.

Prowadzisz działalność nierejestrowaną i przechodzisz na gospodarczą?

Koszty poniesione w trakcie nierejestrowanej rozliczasz z przychodami osiągniętymi w ramach tej formy prowadzenia działalności. Pamiętaj oczywiście, że koszty te muszą być odpowiednio udokumentowane (najlepiej fakturą imienną).

Zaczynasz działalność gospodarczą

I zanim nadano Ci NIP, musiałeś_aś dokonać już pierwszych zakupów potrzebnych do rozwoju firmy? Odpowiednio uzasadnione wydatki, bez których nie ruszyłaby Twoja działalność – np. konsultacja z doradcą podatkowym, opłaty związane z uzyskaniem pozwoleń (np. Sanepid) itp. można zaliczyć w koszty. Koszty te ujmuje się w KPiR z datą otwarcia firmy. Samochód nabyty przed otwarciem firmy, możesz wprowadzić do niej jako środek trwały i amortyzować go. Materiały i towary zakupione przed rejestracją firmy należy umieścić w spisie z natury wykonywanym na dzień rozpoczęcia działalności. Podstawą zaliczenia takich wydatków w koszty jest również faktura imienna. 

3. Czy warto generować koszty na siłę?

Jak już wiesz – koszty obniżają podstawę opodatkowania w przypadku podatku liniowego i skali podatkowej. Mając więc dużo kosztów, zapłacisz mały podatek. Jest sporo ludzi, którzy starają się na siłę generować koszty, po to by obniżać podatek.

Ja nie jestem zwolenniczką takiego podejścia. Jestem za racjonalnym wydawaniem pieniędzy firmowych. Warto zastanowić się nad swoimi kosztami. Zdecydować jakie wydatki i inwestycje czekają Cię w danym roku i rozplanować to w korelacji z planowanymi przychodami, aby nie płacić dużych zaliczek na podatek dochodowy, gdy później i tak planujesz coś kupić. Ale kupowanie rzeczy, usług na siłę, po to żeby obniżyć sobie podatek mija się z celem.

Po to masz firmę, żeby generowała zyski, żeby zostawały Ci z tego jakieś pieniądze, od których trzeba zapłacić podatek. Bo takie są reguły tej gry. Skupiając się na wydawaniu, po to żeby nie płacić podatku, zabierasz firmie pieniądze, które mogą być później potrzebne. 

4. Jakie są konsekwencje wrzucenia w koszty czegoś, co nie powinno się tam znaleźć?

Na moim blogu przeczytasz artykuł o tym, że nie każdy wydatek jest kosztem. Ustawa o podatku dochodowym reguluje, co może być kosztem, a co nie. W ten sposób nieświadomie można zaliczyć w koszty coś, co nie jest dozwolone. Czasem również niektóre wydatki są na granicy tego, co urząd może uznać za koszt i wtedy zwyczajnie ponosi się ryzyko ewentualnego kwestionowania kosztu przez urząd skarbowy. Co to znaczy?

Jeśli urząd zakwestionuje jakiś firmowy wydatek, to na Tobie leży ciężar odpowiedzialności, aby uzasadnić poniesienie takiego kosztu i udowodnić jego związek z przychodami. Jeśli tego nie zrobisz lub urząd skarbowy mimo wszystko uzna, że się z Tobą nie zgadza – wyklucza to ten wydatek z Twoich kosztów uzyskania przychodu, przez co zwiększa się Twoja podstawa opodatkowania. Ostatecznie będziesz mieć więc podatek do dopłaty.

Pamiętaj, że urząd na kontrolę ma aż 5 lat, więc czasu jest sporo, by wyszukać coś, do czego można się przyczepić.

5. Czy opodatkowany ryczałtem też powinien zbierać koszty?

Tak. Ale nie w sensie podatkowym. Koszty podatkowe to jedno, a koszty biznesowe to drugie.

I to pytanie dotyczy wszystkich. U prowadzących KPiR również pojawią się wydatki, które nie będą kosztem uzyskania przychodu, ale przecież faktycznie będą to wydane pieniądze, które ostatecznie zmniejszają Twój zysk.

Aby wiedzieć, czy Twój biznes zarabia, musisz uwzględniać wszystkie poniesione przez Ciebie wydatki, nie tylko koszty podatkowe. Dlatego osoba, która płaci ryczałt od przychodów, powinna również prowadzić ewidencję kosztów. Nawet jeśli nie masz na coś faktury, warto raz na jakiś czas spisać swoje wydatki. Tak samo osoba prowadząca KPiR – sprawdź raz na jakiś czas, czy oprócz kosztów podatkowych, były jakieś wydatki, które nie zostały tam wpisane, ale też zmniejszyły zysk Twojej firmy. I tu ciekawostka – jeśli wypłacasz sobie wynagrodzenie, to nie może ono być kosztem uzyskania przychodu. Ale finalnie jest to koszt – pieniądze te idą do Ciebie, są Twoją wypłatą i nie pozostają w firmie. Dlatego warto rozdzielać finanse firmowe od prywatnych i wypłacać sobie wynagrodzenie, aby mieć właśnie jasną sytuację na temat kondycji finansowej firmy.