Koszty w działalności nierejestrowanej

Dziś poruszymy kolejny aspekt prowadzenia działalności nierejestrowanej – a mianowicie koszty. Wiele z Was pyta mnie, co z kosztami w przypadku działalności nierejestrowanej: czy można je odliczyć, co trzeba brać pod uwagę licząc przychody, czy trzeba zbierać dowody zakupów? W tym wpisie postaram się rozwiać Wasze wątpliwości w tym temacie.

Przychody w działalności nierejestrowanej

W działalności nierejestrowanej bierzemy pod uwagę przychody. Przychody należne z tej działalności nie mogą przekroczyć 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę miesięcznie (w 2020 r. jest to 1300 zł). Oznacza to, że licząc swoje przychody, bierzesz pod uwagę całą kwotę otrzymaną od klienta. Dla celów monitorowania czy zbliżasz się do limitu, nie możesz obniżyć swoich przychodów o koszty. Prowadząc więc ewidencję sprzedaży wpisujesz całą kwotę otrzymaną od klienta, nie pomniejszoną o poniesione przez Ciebie koszty. 

Chcesz wiedzieć, co to jest działalność nierejestrowana? Zacznij od tego wpisu.

Przychód a dochód

Dopiero w rozliczeniu rocznym PIT masz możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodów. 

Jak to działa? Opodatkowany jest dochód – czyli przychody pomniejszone o koszty. Szerzej o różnicy między przychodem, a dochodem pisałam w tym artykule.

Co to dla Ciebie oznacza? Choć w ciągu roku nie możesz odliczyć swoich kosztów, zrobisz to przy rozliczeniu rocznym – czyli w momencie, gdy będziesz płacić podatek od wypracowanego przez Ciebie dochodu. Czyli finalnie – nie tracisz na zakupie materiałów lub usług do działalności nierejestrowanej – po prostu koszty te uwzględniasz później. Zmniejszysz więc podatek do zapłaty o poniesione przez Ciebie koszty. 

Minusem takiego rozwiązania jest oczywiście to, że możesz mieć przychody 1300 zł miesięcznie, ale ostatecznie zarobić w danym miesiącu tylko 300 zł, bo 1000 zł kosztowały Cię materiały. Jest to na pewno spory minus działalności nierejestrowanej, ale pamiętajmy jednak, że jest to opcja dla tych, którzy chcą wypróbować pomysł na biznes, lub chcą dorobić. 

Co może być kosztem?

Zacznijmy od tego, że nie każdy poniesiony przez Ciebie wydatek będzie kosztem. Jaka jest różnica między wydatkiem a kosztem przeczytasz w tym artykule.

Nie istnieje ścisły katalog wydatków, które można uznać za koszt. Samodzielnie musisz ocenić, czy poniesiony wydatek jest kosztem.

Co więc może być kosztem? Takie wydatki, które są ściśle powiązane z uzyskanymi przez Ciebie przychodami. Między kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Nie możesz odliczyć rzeczy lub usług zakupionych do celów prywatnych. Do kosztów zaliczysz tylko te rzeczy, usługi, które wykorzystujesz w swojej działalności. Pamiętaj, że to na Tobie ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy poniesionym kosztem, a przychodem oraz obowiązek udowodnienia, że taki wydatek miał miejsce.

Przykłady

Czy koszty przesyłki zaliczamy do przychodów w działalności nierejestrowanej?

Według mnie tak. Przychód to cała kwota, którą otrzymujesz od klienta. Więc jeśli Ty zlecasz przesyłkę i klient Ci za nią płaci, to jest to Twój przychód i musisz to uwzględnić w ewidencji sprzedaży. Oczywiście koszt ten możesz później odliczyć w PIT. Pamiętaj jednak o odpowiedniej dokumentacji. W przypadku przesyłki może to być faktura od kuriera wystawiona na Twoje imię i nazwisko, albo potwierdzenie nadania przesyłki na poczcie.

Czy da się to jakoś obejść? Jeśli klient sam zamówiłby przesyłkę, on ją również opłaca – wtedy nie jest to Twój przychód. Jeśli więc rozważasz wysyłkę za granicę, której koszty są bardzo duże, jest to jakieś rozwiązanie. Możesz również przygotować regulamin sklepu, gdzie zostanie ustanowione, że klienci przekazują Tobie prawo do organizowania przesyłki, jest to jednak skomplikowana sprawa i warto omówić ją z prawnikiem. 

Koszty materiałów i usług

Przykładowo sprzedajesz plakaty. Do przygotowania całej sprzedaży potrzebujesz zakupić: program do obróbki graficznej, papier, usługę druku, ramki, domenę, hosting strony internetowej, usługę sesji zdjęciowej oraz przesyłkę do klienta. Wszystkie wymienione rzeczy prowadzą do uzyskania przez Ciebie przychodu ze sprzedaży plakatów, są więc Twoim kosztem. 

Koszty kursów i ebooków 

Aby wykonywać zadania w ramach swojego biznesu, potrzebujesz poszerzyć swoje kompetencje i zakupić kurs lub ebook? Jeśli dotyczy to Twojej działalności (czyli typowo specjalistyczne kursy, np. malowania paznokci) lub są w temacie około-biznesowym (np. na temat marketingu, sprzedaży), to możesz takie kursy uznać jako koszty uzyskania przychodów. Oczywiście kursy poprawiające Twoje samopoczucie, medytacji i inne takie miękkie rzeczy, mogą być już kwestionowane przez Urząd Skarbowy, więc nie przesadzaj z wrzucaniem wszystkiego w koszty firmowe. 😉

Koszty konsultacji

Potrzebujesz skonsultować kwestie związane z działalnością nierejestrowaną z księgową lub prawnikiem? Takie usługi również możesz zaliczyć jako koszt przy rozliczaniu przychodów z działalności nierejestrowanej. Tak samo dokumenty, regulaminy sklepów internetowych itp, które zakupisz aby prowadzić sprzedaż legalnie i zgodnie z wytycznymi – możesz uznać je za koszt.

Jak dokumentować koszty w działalności nierejestrowanej?

Przede wszystkim zbieraj dokumenty. Kupujesz coś od firmy – poproś o wystawienie faktury imiennej na Twoje dane. Nie potrzebujesz do tego NIPu, nie musisz podawać numeru PESEL – wystarczy Twoje imię i nazwisko oraz adres. 

Pamiętaj, że nawet jeśli poprosisz o fakturę imienną, to wciąż przysługują Ci standardowe prawa konsumenta – czyli np. prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Inaczej jest w przypadku faktury na firmę, tam nie ma takich praw. Ty jednak bierzesz fakturę jako osoba fizyczna, więc obejmują Cię prawa konsumentów.

Co z zakupami od osoby fizycznej?

Gdy kupujesz rzeczy od osoby fizycznej, która nie prowadzi żadnej działalności – np. Kupujesz używany mebel z OLX, czy książki na Allegro, to najlepszym udokumentowaniem będzie umowa kupna-sprzedaży ze szczegółami transakcji – kto komu sprzedaje, jaka data i kwota. Możesz również wydrukować potwierdzenie przelewu. 

Jeśli natomiast kupujesz od osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną poproś o rachunek lub fakturę. 

Paragon a działalność nierejestrowana

Generalnie, paragony nie są uznawane za dowód księgowy, ponieważ nie wynika z nich kto zakupił towar/usługę. Paragony są dowodem księgowym tylko w kilku wyjątkowych sytuacjach, np. przejazd autostradą, lub zakup materiałów biurowych (paragon taki należy jednak opisać na odwrocie: dane nabywcy oraz rodzaj towaru i przybić pieczątkę sprzedającego).

Dlatego w momencie zakupu od przedsiębiorcy, ważne jest aby poprosić o fakturę imienną na osobę fizyczną. 

Dowodem księgowym będzie również rachunek, ponieważ to nie jest to samo co paragon, o czym wiele z nas zapomina. 🙂

Jak rozliczać koszty w działalności nierejestrowanej?

Przypominam, że kosztów nie odliczamy na bieżąco – czyli nie możemy pomniejszyć o nie swoich przychodów w danym miesiącu. Koszty odliczysz dopiero w rozliczeniu rocznym PIT-36. 

Przez cały rok spisujesz więc poniesione przez Ciebie koszty. W tym celu możesz prowadzić osobną tabelkę, gdzie będziesz wpisywać kwotę zakupu, datę oraz numer dokumentu, który dotyczy tej transakcji. Do takiej tabelki dołączasz wszystkie dowody księgowe, dokumentujące zakup (faktury, rachunki, potwierdzenia nadania przesyłki itp).

W roku kolejnym, gdy będziesz wypełniać deklarację podatkową, zliczasz wszystkie przychody oraz koszty. 

Wpisujesz je w PIT-36 w sekcji D.1 w wierszu 9 “Działalność nierejestrowana”. Odejmując od przychodów koszty uzyskujesz kwotę dochodu, do wpisania w pole 87.

Przechowuj dokumentację

Pamiętaj, że całą dokumentację dotyczącą rozliczenia PIT, w tym dokumenty dotyczące kosztów, należy przechowywać przez 5 kolejnych lat, licząc od roku, w którym zapłacono podatek. Czyli np. rozliczasz przychody z 2020 r. i płacisz podatek w 2021 r., to dokumenty przechowujesz do 2026 r.

Co jeśli koszty poniesiono jeszcze przed pierwszą sprzedażą?

Ponieważ koszty rozliczasz zbiorczo za cały rok, nie ma to znaczenia czy poniesiono koszt przed pierwszą oficjalną sprzedażą. Działalność nierejestrowana nie ma jakiejś daty rozpoczęcia, więc można uznać, że koszty poniesione w lutym, wpłynęły na przychody uzyskane na przykład w czerwcu.

Jedyne na co zwróciłabym uwagę, to to że koszty rozliczane są rocznie, więc to co dotyczy poprzedniego roku, nie rozliczysz już w aktualnym.