Dziś poruszymy kolejny aspekt prowadzenia działalności nierejestrowanej – a mianowicie koszty. Wiele z Was pyta mnie, co z kosztami w przypadku działalności nierejestrowanej: czy można je odliczyć, co trzeba brać pod uwagę licząc przychody, czy trzeba zbierać dowody zakupów? W tym wpisie postaram się rozwiać Wasze wątpliwości w tym temacie.
Przychody w działalności nierejestrowanej
W działalności nierejestrowanej bierzemy pod uwagę przychody. Przychody należne z tej działalności nie mogą przekroczyć 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę miesięcznie (w 2021 r. jest to 1400 zł). Oznacza to, że licząc swoje przychody, bierzesz pod uwagę całą kwotę otrzymaną od klienta. Dla celów monitorowania czy zbliżasz się do limitu, nie możesz obniżyć swoich przychodów o koszty. Prowadząc więc ewidencję sprzedaży wpisujesz całą kwotę otrzymaną od klienta, nie pomniejszoną o poniesione przez Ciebie koszty.
Chcesz wiedzieć, co to jest działalność nierejestrowana? Zacznij od tego wpisu.
Przychód a dochód
Dopiero w rozliczeniu rocznym PIT masz możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodów.
Jak to działa? Opodatkowany jest dochód – czyli przychody pomniejszone o koszty. Szerzej o różnicy między przychodem, a dochodem pisałam w tym artykule.
Co to dla Ciebie oznacza? Choć w ciągu roku nie możesz odliczyć swoich kosztów, zrobisz to przy rozliczeniu rocznym – czyli w momencie, gdy będziesz płacić podatek od wypracowanego przez Ciebie dochodu. Czyli finalnie – nie tracisz na zakupie materiałów lub usług do działalności nierejestrowanej – po prostu koszty te uwzględniasz później. Zmniejszysz więc podatek do zapłaty o poniesione przez Ciebie koszty.
Minusem takiego rozwiązania jest oczywiście to, że możesz mieć przychody 1300 zł miesięcznie, ale ostatecznie zarobić w danym miesiącu tylko 300 zł, bo 1000 zł kosztowały Cię materiały. Jest to na pewno spory minus działalności nierejestrowanej, ale pamiętajmy jednak, że jest to opcja dla tych, którzy chcą wypróbować pomysł na biznes, lub chcą dorobić.
Co może być kosztem?
Zacznijmy od tego, że nie każdy poniesiony przez Ciebie wydatek będzie kosztem. Jaka jest różnica między wydatkiem a kosztem przeczytasz w tym artykule.
Nie istnieje ścisły katalog wydatków, które można uznać za koszt. Samodzielnie musisz ocenić, czy poniesiony wydatek jest kosztem.
Co więc może być kosztem? Takie wydatki, które są ściśle powiązane z uzyskanymi przez Ciebie przychodami. Między kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Nie możesz odliczyć rzeczy lub usług zakupionych do celów prywatnych. Do kosztów zaliczysz tylko te rzeczy, usługi, które wykorzystujesz w swojej działalności. Pamiętaj, że to na Tobie ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy poniesionym kosztem, a przychodem oraz obowiązek udowodnienia, że taki wydatek miał miejsce.
Przykłady
Czy koszty przesyłki zaliczamy do przychodów w działalności nierejestrowanej?
Według mnie tak. Przychód to cała kwota, którą otrzymujesz od klienta. Więc jeśli Ty zlecasz przesyłkę i klient Ci za nią płaci, to jest to Twój przychód i musisz to uwzględnić w ewidencji sprzedaży. Oczywiście koszt ten możesz później odliczyć w PIT. Pamiętaj jednak o odpowiedniej dokumentacji. W przypadku przesyłki może to być faktura od kuriera wystawiona na Twoje imię i nazwisko, albo potwierdzenie nadania przesyłki na poczcie.
Czy da się to jakoś obejść? Jeśli klient sam zamówiłby przesyłkę, on ją również opłaca – wtedy nie jest to Twój przychód. Jeśli więc rozważasz wysyłkę za granicę, której koszty są bardzo duże, jest to jakieś rozwiązanie. Możesz również przygotować regulamin sklepu, gdzie zostanie ustanowione, że klienci przekazują Tobie prawo do organizowania przesyłki, jest to jednak skomplikowana sprawa i warto omówić ją z prawnikiem.
Koszty materiałów i usług
Przykładowo sprzedajesz plakaty. Do przygotowania całej sprzedaży potrzebujesz zakupić: program do obróbki graficznej, papier, usługę druku, ramki, domenę, hosting strony internetowej, usługę sesji zdjęciowej oraz przesyłkę do klienta. Wszystkie wymienione rzeczy prowadzą do uzyskania przez Ciebie przychodu ze sprzedaży plakatów, są więc Twoim kosztem.
Koszty kursów i ebooków
Aby wykonywać zadania w ramach swojego biznesu, potrzebujesz poszerzyć swoje kompetencje i zakupić kurs lub ebook? Jeśli dotyczy to Twojej działalności (czyli typowo specjalistyczne kursy, np. malowania paznokci) lub są w temacie około-biznesowym (np. na temat marketingu, sprzedaży), to możesz takie kursy uznać jako koszty uzyskania przychodów. Oczywiście kursy poprawiające Twoje samopoczucie, medytacji i inne takie miękkie rzeczy, mogą być już kwestionowane przez Urząd Skarbowy, więc nie przesadzaj z wrzucaniem wszystkiego w koszty firmowe. 😉
Koszty konsultacji
Potrzebujesz skonsultować kwestie związane z działalnością nierejestrowaną z księgową lub prawnikiem? Takie usługi również możesz zaliczyć jako koszt przy rozliczaniu przychodów z działalności nierejestrowanej. Tak samo dokumenty, regulaminy sklepów internetowych itp, które zakupisz aby prowadzić sprzedaż legalnie i zgodnie z wytycznymi – możesz uznać je za koszt.
Jak dokumentować koszty w działalności nierejestrowanej?
Przede wszystkim zbieraj dokumenty. Kupujesz coś od firmy – poproś o wystawienie faktury imiennej na Twoje dane. Nie potrzebujesz do tego NIPu, nie musisz podawać numeru PESEL – wystarczy Twoje imię i nazwisko oraz adres.
Pamiętaj, że nawet jeśli poprosisz o fakturę imienną, to wciąż przysługują Ci standardowe prawa konsumenta – czyli np. prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Inaczej jest w przypadku faktury na firmę, tam nie ma takich praw. Ty jednak bierzesz fakturę jako osoba fizyczna, więc obejmują Cię prawa konsumentów.
Co z zakupami od osoby fizycznej?
Gdy kupujesz rzeczy od osoby fizycznej, która nie prowadzi żadnej działalności – np. Kupujesz używany mebel z OLX, czy książki na Allegro, to najlepszym udokumentowaniem będzie umowa kupna-sprzedaży ze szczegółami transakcji – kto komu sprzedaje, jaka data i kwota. Możesz również wydrukować potwierdzenie przelewu.
Jeśli natomiast kupujesz od osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną poproś o rachunek lub fakturę.
Paragon a działalność nierejestrowana
Generalnie, paragony nie są uznawane za dowód księgowy, ponieważ nie wynika z nich kto zakupił towar/usługę. Paragony są dowodem księgowym tylko w kilku wyjątkowych sytuacjach, np. przejazd autostradą, lub zakup materiałów biurowych (paragon taki należy jednak opisać na odwrocie: dane nabywcy oraz rodzaj towaru i przybić pieczątkę sprzedającego).
Dlatego w momencie zakupu od przedsiębiorcy, ważne jest aby poprosić o fakturę imienną na osobę fizyczną.
Dowodem księgowym będzie również rachunek, ponieważ to nie jest to samo co paragon, o czym wiele z nas zapomina. 🙂
Jak rozliczać koszty w działalności nierejestrowanej?
Przypominam, że kosztów nie odliczamy na bieżąco – czyli nie możemy pomniejszyć o nie swoich przychodów w danym miesiącu. Koszty odliczysz dopiero w rozliczeniu rocznym PIT-36.
Przez cały rok spisujesz więc poniesione przez Ciebie koszty. W tym celu możesz prowadzić osobną tabelkę, gdzie będziesz wpisywać kwotę zakupu, datę oraz numer dokumentu, który dotyczy tej transakcji. Do takiej tabelki dołączasz wszystkie dowody księgowe, dokumentujące zakup (faktury, rachunki, potwierdzenia nadania przesyłki itp).
W roku kolejnym, gdy będziesz wypełniać deklarację podatkową, zliczasz wszystkie przychody oraz koszty.
Wpisujesz je w PIT-36 w sekcji D.1 w wierszu 9 “Działalność nierejestrowana”. Odejmując od przychodów koszty uzyskujesz kwotę dochodu, do wpisania w pole 87.
Przechowuj dokumentację
Pamiętaj, że całą dokumentację dotyczącą rozliczenia PIT, w tym dokumenty dotyczące kosztów, należy przechowywać przez 5 kolejnych lat, licząc od roku, w którym zapłacono podatek. Czyli np. rozliczasz przychody z 2020 r. i płacisz podatek w 2021 r., to dokumenty przechowujesz do 2026 r.
Co jeśli koszty poniesiono jeszcze przed pierwszą sprzedażą?
Ponieważ koszty rozliczasz zbiorczo za cały rok, nie ma to znaczenia czy poniesiono koszt przed pierwszą oficjalną sprzedażą. Działalność nierejestrowana nie ma jakiejś daty rozpoczęcia, więc można uznać, że koszty poniesione w lutym, wpłynęły na przychody uzyskane na przykład w czerwcu.
Jedyne na co zwróciłabym uwagę, to to że koszty rozliczane są rocznie, więc to co dotyczy poprzedniego roku, nie rozliczysz już w aktualnym.
Podsumowując
- Przychodów zaewidencjonowanych w danym miesiącu, nie możesz pomniejszyć o koszty.
- Koszty odliczysz od przychodów dopiero w rozliczeniu rocznym – w PIT.
- Nie każdy wydatek będzie kosztem. Koszty muszą mieć związek przyczynowo-skutkowy z uzyskanymi przychodami.
- To na Tobie leży obowiązek udowodnienia związku między kosztem i przychodem oraz udowodnienia, że koszt został poniesiony.
- Kosztem mogą być między innymi: zakupione materiały, koszty przesyłki, koszty kursów, ebooków, reklam na Facebooku.
- Prowadź ewidencję kosztów: kwota, data zakupu oraz numer dokumentu, który potwierdza zakup.
- Proś o faktury imienne na osobę fizyczną lub rachunki, które potwierdzą zakup.
- Gdy kupujesz od osoby nieprowadzącej żadnej działalności, zadbaj o umowę kupna-sprzedaży.
- Paragon nie zawiera danych nabywcy, więc nie jest uznawany za dowód księgowy.
- Pamiętaj! Paragon i rachunek to dwie różne formy dowodu zakupu.
- Przychody i koszty z działalności nierejestrowanej w PIT-36 wpisujesz w sekcji D.1 w wierszu 9 “Działalność nierejestrowana”.
- Odejmując od przychodów koszty uzyskujesz kwotę dochodu, do wpisania w pole 87.
- Dokumentację dotyczącą rozliczenia PIT, w tym dokumenty dotyczące kosztów należy przechowywać przez 5 kolejnych lat od rozliczenia.
Witam,
Czy prowadząc działalność nierejestrowaną mogę rozliczać pit-36 z mężem czy powinnam osobno?
Druga sprawa-poniosłam już koszty związane z tzw rozkręcaniem biznesu;) warsztaty, kurs Przedsiębiorczy dotyczący mojej dziedziny, kurs doszkalający, planuję jeszcze zakup programu, domeny itd, planuję również kolejne szkolenia. Nie wystartowałam na ten moment ze swoją ofertą bezpośrednio (strona internetowa), ponieważ zastanawiam się jeszcze nad nazwą firmy, treścią strony internetowej, dopinam wszelakie szczegóły. Czy te wszystkie koszty które poniosłam mogę w zeznaniu rocznym wpisać w koszty uzyskania przychodu?
Faktury mogą być imienne, ale jeśli teraz wymyślę sobie nazwę firmy to czy nie będzie to ze sobą kolidowało? Nie wiem czy kolejne faktury powinnam brać na swoje nazwisko czy moje dane z nazwą firmy?
Trzecia sprawa: co jest datą startu działalności nierejestrowanej? Zakup pierwszego szkolenia?
Ostatnia sprawa:) czy działalność nierejestrowana musi mieć charakter ciągły, czy np może być tak że w kolejnym miesiącu będę miała 3 klientki, a w kolejnych dwóch żadnej?
Z góry dziękuję za odpowiedź ☺️
Pozdrawiam serdecznie
Agnieszka
Agnieszko:
– możesz rozliczyć się z mężem jedną deklaracją PIT-36
– działalność nierejestrowana nie ma jakiegoś momentu startu. Koszty i przychody są rozliczane rocznie, a więc możesz ująć w rozliczeniu te koszty, które poniosłaś przed pierwszą sprzedażą (jeśli wpłynęły na to, że później osiągnęłaś przychody).
– możesz mieć klientki jednego miesiąca, innego możesz nie mieć żadnych przychodów – jak wyżej, działalność jest rozliczana rocznie.
– faktury imienne – prowadzisz działalność nierejestrowaną jako osoba fizyczna. Nazwę używaj na stronie, dla swoich klientów. Ale faktury lepiej bierz na swoje dane, bo formalnie nie masz nazwy firmy.
Jaki jest górny limit kosztów które mogę odliczyć od podatku?
Nie ma takiego limitu. W PIT możesz wykazać stratę zamiast zysku
Czyli zakup towaru w danym roku, który się nie sprzedał też jest kwalifikowany jako koszt? Czy tylko w koszty ujmuję zakup towaru który się sprzedał?
niesprzedany towar również może być kosztem
Dzień dobry,
czy jesli dostałam paragon do zamówienia (który nie jest dokumentem księgowym) i teraz chciałabym do niego fakturę, żeby udokumentować należycie swoje koszty sprzedawca może mi ją ciągle wystawic? W tym momencie dostałam odmowę ponieważ nie podłam nr NIP, którego przy działalności nierejestrowej nie posiadam.
Sprzedawca powinien wystawić Tobie fakturę, ponieważ przepisy o NIP koniecznym na paragonie dotyczą firm, Ty natomiast jesteś osobą fizyczną i nie posługujesz się NIPem. Fakturę powinnaś otrzymać.
Dzień dobry,
czy dobrze rozumiem, że wszystkie dowody zakupów powinno się przechowywać przez kolejne 5 lat? W jakiejś konkretnej formie (np. wydrukowanej) czy może być to folder w komputerze?
Ma być przechowywane w sposób trwały przez 5 lat. Ja bym wydrukowała – papier najtrwalszym nośnikiem.
Dzień dobry,
1. Czy poniesione (jeszcze przed pierwszą sprzedażą) koszty za usługę projektowania loga, zakup materiałów jak np. pieczątki, metki, wizytówki z motywem loga, można traktować jako KUP?
2. Jak obliczyć poniesione koszty na dany artykuł? Przykładowo – torebka robiona na szydełku ze sznurka bawełnianego
Dla przykładu na jedną torebkę potrzebuję:
– 80 m sznurka bawełnianego
– 2 karabińczyki
– nici
Aby użyć 80m sznurka muszę zakupić motek 100m. Resztę sznurka być może uda mi się wykorzystać do innej torebki, ale może też być tak, że nie wykorzystam go już wcale (nie jestem w stanie tego przewidzieć). Czy jako koszt na daną torebkę powinnam liczyć 80m czy 100m? To samo w przypadku nici.
3. Kolejną niewiadomą jest dla mnie obliczenie kosztów amortyzacji, w tym przypadku szydełka, igieł, nożyczek. Czy powinnam wliczać to w dany artykuł (jeśli tak, to jak?), czy odliczam ten koszt w rozliczeniu rocznym na podstawie faktury za zakup w/w materiałów?
4. Czy prowadząc uproszczoną ewidencję sprzedaży należy wpisywać kwotę przychodu z danego dnia, bez względu na ilość klientów i zakupionych artykułów? Czy każdy klient to osobna rubryka?
Będę wdzięczna za udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania 🙂
Nie widzę odp na te pytania, a mnie również one interesują, czy mogę prosić o wyjaśnienie?
Hej, czy jeśli mam tylko paragon fiskalny ale mam potwierdzenie zapłaty z karty to czy będę mogła to odliczyć od dochodu?
Z góry bardzo dziękuję:)
Nie, poproś o fakturę imienną.
Witam, materiał świetny, ponieważ wiele się dowiedziałem, ale jednego nie jestem pewny:
Miesięczny zysk z działalności załóżmy to 1300, okej ! A jeżeli sprzęt z którego będę czerpał zyski kosztuje 26 tysięcy brutto(netto ok.21 tyś.) to też mogę się z tego rozliczyć ? Jest to jednorazowy zakup. Dodatkowo będę musiał zakupić szkło plus dodatki (łączny koszt ok.1tysiaca).
Dzień dobry!
Dziękuję za rzeczowy artykuł. Mam jeszcze kilka pytań:
1) Czy jako KUP mogę odliczyć opłaty za Internet? Korzystam z niego również do celów prywatnych, ale bez niego nie mogłabym prowadzić działalności. Tak samo z komputerem – mój stary został zalany i musiałam kupić nowy, z którego korzystam prywatnie i do pracy. Czy wtedy jakiś procent kosztu mogę odliczyć?
A wracając do Internetu, co jeśli faktury wystawiane są na mnie i na męża?
2) Czy jako dowód opłacenia kursu może posłużyć konwersacja mailowa oraz dowód wpłaty (wydruk z konta)? I czy w taki właśnie sposób mogę ewidencjonować swoje przychody (umowa w postaci jasnego “dogadania się” mailem + dowód wpłaty od klienta?
Z góry dziękuję za odpowiedzi!
1. Nie radzę ujmować takich wydatków w koszty. Urząd będzie kwestionował to w jaki sposób ustalisz proporcję użytkowania. Najlepiej jeśli internet jest w całości wykorzystywany w firmie.
2. Najlepsza będzie faktura imienna.
A czy można w koszty wrzucić 50% uzyskania przychodu wskutek przekazania praw autorskich? ( tak jak w umówię o dzieło)
Witam, czy jak w zeszłym roku poniosłam stratę to mogę ją rozliczyć w tym roku, czy to już przepada ponieważ koszty są roczne?
stratę rozliczamy w kolejnych latach
Cześć! Czytam czytam i nigdzie nie mogę znaleźć odpowiedzi na moje pytanie. Zakładam, że przesyłka do klienta jest kosztem, tak jak na infografice. W takiej sytuacji każdorazowo jak wysyłam produkt powinnam wziąć fakturę za przesyłkę (od inpostu, poczty etc). Dzięki temu będę mogła odliczyć sobie na koniec roku te przesyłki od przychodu. Natomiast nigdzie nie mogę znaleźć informacji czy w sytuacji gdy wystawiam fakturę dla klienta powinnam wyszczególnić na niej dla osobno koszt przesyłki? Czyli osobno produkt, osobno przesyłka i razem do zapłaty (…) . Czy może wpisywać wyższą kwotę za produkt?
Będę bardzo wdzięczna za wyjaśnienie!
Nie ma to większego znaczenia – oba sposoby są poprawne.