fbpx

Problem z płatnościami

 Nadchodzi moment, gdy udaje Ci się coś sprzedać, najczęściej dotyczy to usługodawców. Cieszysz się jak szalona, bo doszło do sprzedaży. Oczyma wyobraźni widzisz już te pieniądze na swoim koncie, totalne bajlando. Wystawiasz fakturę, wysyłasz ją do klienta i czekasz do terminu zapłaty i czekasz, i czekasz, i czekasz… Twój klient zapadł się pod ziemię, a Ty pozostajesz z nieopłaconą fakturą.

W Polsce kultura płacenia za faktury leży i kwiczy. Według badania przeprowadzonego przez Krajowy Rejestr Długów i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce, w II kwartale 2019 roku wydłużył się średni czas oczekiwania na zapłatę ze strony kontrahentów z 3 miesięcy i 24 dni do 4 miesięcy i 6 dni, a co czwarta wystawiona faktura nie jest zapłacona na czas.

Czym są należności?

Na początek dowiedz się czym są należności – należności najprościej ujmując to pieniądze, które są już prawnie Twoje, ale wciąż jeszcze do Ciebie nie wpłynęły. W momencie wystawienia faktury lub zawarcia umowy stajesz się wierzycielem, a Twój klient dłużnikiem. 


Jak zadbać o terminową płatność?

Tymczasem, zamiast liczyć na czyjąś uczciwość – jak zabezpieczyć własne należności?

1. Zapytaj, czy faktura dotarła

Kilka dni przed upłynięciem terminu płatności zadzwoń lub napisz do kontrahenta z zapytaniem czy faktura dotarła, czy wszystko jest w porządku i czy potrzebna jest jakaś pomoc. Uprzejmie, bez ponagleń – sprawdzasz jedynie jaki status ma Twoja faktura. Po przepracowaniu kilku lat w księgowości wiem, że zaginione faktury to nie zawsze wymówka księgowych. Często faktycznie dokumenty w obiegu gdzieś utykają lub nie docierają na czas. 

2. Wyślij przypomnienie

Nie bój się przypominać – często mamy w sobie opór przed zwróceniem komuś uwagi, że się spóźnia, bo “a co jeśli wyjdziemy na upierdliwe”. Ale halo?! Ten ktoś trzyma Twoje pieniądze! W momencie wystawienia faktury, one już powinny być Twoje. To ten, kto Ci nie płaci jest prawdziwym upierdliwcem. Poniżej przedstawiam prosty wzór takiej wiadomości po polsku i po angielsku:

Dzień Dobry,

Uprzejmie przypominam o płatności za fakturę numer 12345, której termin upłynął 14.02.2020 r. Proszę o informację kiedy dokonają Państwo zapłaty. Jeśli jest jakiś problem z fakturą, proszę o pilny kontakt.

Pozdrawiam 

Good Morning/Afternoon

Hope you are well. 

Could you check the status of invoice 12345? It is already 2 weeks overdue. 

Please confirm the payment date. If there is any problem with the invoice, do not hesitate to contact me.

Thank you for your help.

Kind regards


3. Ustal procedury

Zaplanuj w swojej firmie czas na przypominanie o zaległych płatnościach. To coś, czego nie powinnaś bagatelizować. Pamiętaj, że musisz dbać o swoją płynność finansową, co oznacza stały dopływ kasy do Twojej firmy.

Monitoruj swoje faktury w Excelu, a będziesz na bieżąco z tymi, które są jeszcze nieopłacone. Ustal jeden dzień w tygodniu, kiedy sprawdzisz, o których fakturach należy przypomnieć i wyślij maila do tych kontrahentów. Aby przyspieszyć sprawę stwórz raz szablon maila, gdzie będziesz tylko zmieniać dane dotyczące tej konkretnej faktury i klienta. Wystarczy Ci na to 15 min w tygodniu.

4. Poproś o zaliczkę lub zadatek

Zabezpiecz się przed wykonaniem usługi lub sprzedażą produktu i poproś o zaliczkę lub zadatek. Polega to na tym, że część zapłaty otrzymasz jeszcze przed przystąpieniem do pracy. 

Czym różnią się te dwa mechanizmy? Jeśli Twój klient jednak się rozmyśli i nie dojdzie do wykonania umowy zaliczka podlega zwrotowi, natomiast zadatek pozostaje dla Ciebie. Zadatek wydaje się więc opcją, która lepiej zabezpiecza Twoje interesy. Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy do wykonania umowy nie dojdzie z Twojej winy, klient może zażądać od Ciebie zwrotu podwójnej wysokości zadatku.

Prawdziwe kompendium wiedzy na ten temat znajdziesz na blogu Prakreacja.

5. Windykuj

Zleć komuś windykację Twoich faktur. Jeśli w Twojej firmie jest to istotny problem, możesz skorzystać z usług firm monitorujących należności. Często w ramach usługi otrzymujesz stempel na faktury, który informuje Twoich klientów, że należności są monitorowane przez firmę XYZ. Czy to działa? Na niektórych pewnie tak, taka przypominajka, że jednak poniesie się jakąś odpowiedzialność. Ponadto firmy te zajmują się również pisaniem i dzwonieniem do nieuczciwych klientów oraz kierują zaległe sprawy do sądu. 

Jeśli taka firma to dla Ciebie nieosiągalny wydatek, zleć to wirtualnej asystentce. Na koniec każdego tygodnia lub miesiąca sprawdź, czy któraś z Twoich faktur zbliża się do terminu zapłaty. Wyślij fakturę asystentce wraz z potrzebnymi danymi kontaktowymi i niech w Twoim imieniu skontaktuje się ona z kontrahentem.



Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Nalicz im rekompensatę za koszty odzyskiwania należności! Wspaniały wpis na ten temat poczyniła Janina Bąk. Tu z komentarzem mecenasa Palaka

W skrócie za każdą niezapłaconą fakturę należy Ci się 40 euro, za faktury Powyżej 5 tys. zł brutto można domagać się 70 euro, a powyżej 50 tys. zł — już 100 euro.

Prawo to wynika  z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych

Co gdy klient nie płaci pomimo upomnień? 


Wezwanie do zapłaty

Wyślij do niego wezwanie do zapłaty, gdzie poinformujesz go, że w przypadku nieuregulowania płatności, skierujesz sprawę na drogę sądową. Poraz kolejny polecam tutaj artykuł u Wojtka Wawrzaka, który świetnie wyjaśnia jak napisać takie wezwanie.

Ulga na złe długi

Skorzystaj z ulgi na złe długi – w skrócie – możesz skorygować swój podatek dochodowy o niezapłacone faktury. Z ulgi takiej możesz skorzystać, gdy Twój dłużnik nie jest w trakcie postępowania upadłościowego (itp.), od daty wystawienia faktury lub zawarcia umowy nie upłynęły jeszcze 2 lata, oraz zarówno Ty jak i dłużnik jesteście polskimi podatnikami. Czyli finalnie nie płacisz podatku dochodowego za faktury, za które nie otrzymałaś zapłaty. 

W przypadku otrzymania zapłaty zaległości należy na nowo zwiększyć podstawę opodatkowania. 

Polecam przypomnieć o takiej możliwości swojej księgowej i pamiętać o konieczności zwiększenia podstawy opodatkowania, gdy uda Ci się odzyskać pieniądze, zanim Urząd Skarbowy sam się o to upomni. 😉

W przygotowaniu post, który szerzej wyjaśni ten mechanizm.

Podsumowując:

  • sprawdzaj, które faktury są przeterminowane;
  • nie bój się przypominać o płatności;
  • rozważ pobieranie zaliczki lub zadatku;
  • zleć komuś windykację Twoich należności;
  • nalicz im rekompensatę za koszty odzyskiwania należności;
  • gdy klient wciąż nie płaci, wyślij mu wezwanie do zapłaty;
  • pamiętaj o uldze na złe długi.

Czy to zwyczaj opóźniania się z płatnościami to coś, do czego powinniśmy się przyzwyczaić? Czy to spirala, w którą wpadliśmy wszyscy ponieważ ktoś kiedyś zaczął nie płacić? Czy to pokłosie biznesów z czasów transformacji, gdzie często bardziej niż uczciwość, liczyła się chęć zarobienia – nawet czyimś kosztem.

Myślę, że jesteśmy w dobrym momencie by to zmienić. My małe przedsiębiorczynie i przedsiębiorcy – zacznijmy grać wobec siebie fair i płaćmy na czas. Możemy liczyć jedynie, że duzi gracze nauczą się czegoś od nas.