fbpx

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i opodatkowana jesteś na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, oznacza to, że od swoich przychodów możesz odliczyć koszty i dzięki temu pomniejszyć podatek dochodowy, który będziesz mieć do zapłaty.

Jednakże nie każdy wydatek, który poniesiesz w firmie możesz zaliczyć do takich kosztów. W tym wpisie dowiesz się co to koszt uzyskania przychodu oraz wydatek niestanowiący kosztu uzyskania przychodu. Dowiesz się również jakich wydatków z reguły nie zalicza się do kosztów.


Co to jest koszt? 


Koszt to wydatek, który ponosisz w związku ze swoją działalnością. To zakupy do firmy, to wypłaty dla pracowników, to wynajem lokalu, prąd itp. Ponosisz koszty, aby uzyskać przychody z działalności.

Koszty możemy podzielić na stałe – czyli takie, które ponosisz niezależnie od tego czy Twoja firma działa, czy nie działa, oraz zmienne – to takie, które ponosisz bezpośrednio przy produkcji lub wykonaniu usługi.

Dlaczego nie każdy wydatek może być kosztem?

Możesz ponieść koszt bezpośrednio związany z działalnością Twojej firmy. Jeśli jednak został on wymieniony w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wśród wydatków, których nie można uznać za koszt uzyskania przychodu, to nie możesz obniżyć podstawy swojego opodatkowania o tę pozycję.

KUP i NKUP

KUP czyli koszt uzyskania przychodów 

Koszty uzyskania przychodu to takie koszty, które dotyczą Twojej działalności i które miały na celu uzyskanie przychodu.

NKUP czyli niestanowiący kosztu uzyskania przychodów.

Niestanowiące kosztu uzyskania przychodu natomiast to takie wydatki, które zgodnie z ustawą o podatku dochodowym nie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu i nie możesz pomniejszyć o nie swojej podstawy opodatkowania. 

dlaczego wydatek nie zawsze jest kosztem


Przykłady 

1. Zakupiłaś materiały biurowe na fakturę oraz otrzymałaś fakturę za prąd i wodę. – wydatki te będą Twoim kosztem uzyskania przychodu

2. Kupiłaś paliwo do samochodu firmowego, wykorzystywanego także do celów prywatnych. – nie cała kwota z faktury będzie Twoim kosztem. W koszty zaliczamy tylko 75% jej wartości. 

Aby wyliczyć to 75%, do kwoty netto z faktury dodajemy 50% VAT (bo przy wydatkach na samochód można odliczyć tylko połowę VATu) i od uzyskanej kwoty liczymy ile możemy wpisać w koszty. 

3. Używasz w firmie samochodu osobowego w leasingu. Wartość tego samochodu nie przekracza 150 000 tysięcy złotych. Otrzymałaś fakturę za ratę leasingową. –  W koszty możesz zaliczyć całą ratę leasingową i pół VATu z tej faktury. 

4. Spłacasz zaciągnięty kredyt inwestycyjny – kosztem nie będzie rata. Będą nim natomiast odsetki od tego kredytu, ale dopiero gdy zostaną opłacone. 

5. Nie wykonałaś usługi na czas i klient naliczył Ci z tego powodu karę umowną – nie możesz zaliczyć takiej kary w koszty uzyskania przychodu. 

6. Jako właścicielka biznesu zakupiłaś dla siebie karnet na siłownie i okulary korekcyjne – nie możesz tego uznać za koszt uzyskania przychodu, ponieważ jest to wydatek o charakterze osobistym. 

7. Zakupiłaś kurs online na temat marketingu  – ponieważ jest to kurs bezpośrednio związany z Twoją działalnością, można uznać go za koszt uzyskania przychodu. Należy jednak uważać, by znów nie wpaść tutaj do kategorii wydatków osobistych. Sądzę, że kurs medytacji nie jest kosztem uzyskania przychodu i urzędnicy ze skarbówki mogą mieć to samo zdanie. 😉

8. Przygotowałaś dla klientów prezenty świąteczne składające się ze słodyczy i wina. – nie możesz zaliczyć tego wydatku do kosztów. Jeśli prezentem byłby na przykład notes z logo Twojej firmy, można byłoby uznać to za reklamę i zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Natomiast drogie pióro, nawet jeśli miałoby Twoje logo, zostanie prawdopodobnie uznane przez Urząd Skarbowy za tak zwaną reprezentację i niestanowiące kosztu uzyskania przychodu. 

Reprezentacja – chodzi tutaj o wydatki, które mają za zadanie wywołać jak najlepsze wrażenie o Twojej firmie i mają wpływać na jej wizerunek. Przykładem może być zakup drogiego obrazu do biura. Może to podnieść prestiż Twojej firmy, ale nie  jest to wydatek konieczny. Nie zaliczysz go więc w koszty uzyskania przychodu. 

Przy kupowaniu takich rzeczy warto skonsultować się z księgową, czy dany wydatek będzie można uznać za koszt. 

9. Spotkałaś się z klientem w restauracji w celu omówienia warunków współpracy i podpisania umowy. Kupiłaś obiad zarówno dla siebie jak i dla niego. – Wydatek ten może zostać uznany za koszt. Jeśli byłoby to spotkanie mające na celu jedynie zrobienie dobrego wrażenia na potencjalnym kliencie, wydatek byłby niestanowiący kosztu uzyskania przychodu. Ponieważ jednak w wymienionym przypadku chodzi o konkrety i omówienie umowy, to uznajemy to za koszt. Pamiętaj jednak, że ciężar udowodnienia, że spotkanie odbyło się właśnie w tym celu, spoczywa na Tobie. Fakturę taką warto więc opisać: datę spotkania, kto uczestniczył w spotkaniu, jaki był jego cel i co zostało dzięki temu osiągnięte.

Jak widać jest to dość skomplikowane i może być kłopotliwe. Dlatego przy planowaniu budżetu firmowego polecam zastanowić się nad zaplanowanymi wydatkami i ustalić, które z nich zostaną uznane za koszt podatkowy. Jeśli zależy Ci na obniżeniu podatku dochodowego, warto unikać wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Pamiętaj, że Twoja firma musi zarabiać!


Ponadto ze względu na prawa przysługujące konsumentom, niektórych zakupów nie warto robić na firmę. Ale o tym w następnym wpisie. 🙂